La digitalisation des tâches en entreprise est aujourd’hui très courante. Il est donc plus simple de travailler , car elle est plus pratique pour les dirigeants et les salariés. Les documents importants sont faciles d’accès et conservés en ligne. De nombreux sites proposent de conserver et stocker des documents numériques en ligne. Cela présente de nombreux avantages que nous vous proposons de découvrir dans la suite de cet article.
Pourquoi c’est plus pratique de conserver vos documents numériques en ligne ?
Aujourd’hui, de nombreux sites proposent des solutions pour permettre aux professionnels et particuliers de conserver et stocker leurs documents en ligne. Ainsi , tout edoc d’une société peut être conservé dans un véritable coffre-fort pour documents numériques. Vous pouvez y archiver les bulletins de paie des salariés. Les plateformes de ce genre sont acceptés par plusieurs experts-comptables et répondent aussi aux exigences de la loi et les normes en vigueur.
Les documents sensibles comme les bulletins de paie doivent être bien conservés et sécurisés. Les normes RGPG ou Règlement Général sur la Protection des Données imposent aux entreprises de trouver une solution plus sécurisée pour la distribution de ces derniers. Il est donc plus pratique d’opter pour une plateforme totalement fiable et acceptée.
Si la sécurité des documents est la priorité absolue pour ces sites de stockage, il est également possible de faire autre chose avec les documents archivés. Certains sites permettent de partager les fiches de paie en envoyant un mail automatique au salarié et activer son coffre-fort. Il peut ainsi y envoyer en toute sécurité ses documents personnels.
La conservation en ligne des documents sensibles ou personnels permet aussi de réduire considérablement l’utilisation de papiers imprimés. Sur le long terme, c’est plus économique pour votre entreprise. Les documents numériques ont également une meilleure durée de vie que les documents papiers.
Comment choisir le support pour l’archivage de vos documents numériques ?
Vous avez plusieurs solutions pour la conservation de vos documents numériques sensibles. Il vous est possible de les garder dans des supports externes. Vous pouvez également opter pour une conservation en ligne avec une protection par mot de passe. Dans tous les cas ces deux solutions présentent des risques pour vos fichiers sensibles.
Pour la conservation et le partage de vos documents, il vous faut choisir une plateforme en ligne totalement fiable. Elle doit répondre aux exigences de la loi de travail 2016 et aux normes RGPD et celles de NF 203 CCFN. Les opérations effectuées doivent être traçables et garantir l’accès des utilisateurs à tout moment.
Vérifiez également que la plateforme propose des solutions de sauvegarde au choix pour l’utilisateur. Il y a par exemple la sauvegarde totale pour archiver toutes les données et tous les répertoires ainsi que les sous répertoires. Vous avez aussi la sauvegarde incrémentale pour ne garder que les données modifiées ou ajoutées récemment.
D’autres critères doivent être vérifiés pour le système de sauvegarde de vos données. Il faut s’assurer de la lisibilité des documents dans le temps (Pérennité) et connaître leur historique (traçabilité). La plateforme doit garantir que les documents seront bien sécurisés et non modifiables des personnes non autorisées (Intégrité, Sécurité).